Büroorganisation: Postbearbeitung vereinfachen

Die Bearbeitung von Eingangs- und Ausgangspost birgt ein ungeahntes Einsparpotenzial, welches viele Unternehmen häufig nicht erkennen. In diesem Bereich wurden etliche Prozesse über Jahre hinweg etabliert und bräuchten eigentlich eine tiefergehende Analyse. Es gibt wohl kaum einen Bereich innerhalb eines Betriebs, in dem so viel Zeit und Aufwand eingespart werden könnte. Im Folgenden erklären wir Ihnen daher, wie Sie die Postbearbeitung deutlich vereinfachen können.

Hinterfragen Sie Ihre Logistik

In den meisten Unternehmen gibt es mindestens eine Person, die fest damit beauftragt ist, die Eingangspost zu bearbeiten. Diese hat eigene Sortierregeln und sorgt für einen reibungslosen sowie im besten Fall schnellen Bearbeitungsablauf. Noch kritischer als der Posteingang ist jedoch häufig der Postausgang. Hier muss sichergestellt werden, dass alle Dokumente fehlerfrei beschriftet werden und an den richtigen Empfänger gelangen.

Das birgt natürlich einige technische und organisatorische Schwierigkeiten. Gerade bei der Beschriftung des Absenders geht viel Zeit verloren. Hierfür lohnen sich sogenannte Adressaufkleber. Sie können die Adressaufkleber mit Motiv gestalten und können die selbstklebenden Zettel einfach dem Brief hinzufügen. Darüber hinaus lassen sich diese individuell anpassen, beispielsweise mit dem eigenen Logo oder in einer eigenen Farbe. Statt den Absender immer wieder per Hand aufzuschreiben, sparen Sie durch die Aufkleber einiges an Zeit.

Ebenfalls bietet es sich an, dass die Post nicht immer wieder nebenbei bearbeitet wird, sondern es feste Zeiträume dafür gibt. Innerhalb dieser Zeiträume wird sich ausschließlich mit dem Posteingang oder dem Postausgang beschäftigt und alles auf einmal abgearbeitet. Hierbei sollte natürlich unterschieden werden, ob es um priorisierte Post geht, die möglichst schnell zugestellt werden sollte oder Post, bei der es weniger wichtig ist, wann sie ankommt. Letztere kann gesammelt abgearbeitet werden. Dazu bietet es sich an, die Post an einem festen Ort zu sammeln und alle Materialien für die Postbearbeitung bereitzuhalten. So muss man nicht immer wieder suchen, sondern hat alles an einem Ort.

Nutzen Sie Synergien, um Stehzeiten zu verringern

Je nach Wochentag und Tageszeit muss unterschiedlich viel Post bearbeitet werden. Wird die Post innerhalb eines bestimmten Zeitraums abgearbeitet, dann können vorher ganz in Ruhe andere Aufgaben erledigt werden. Darüber hinaus ist es tatsächlich auch möglich, die Poststelle auszulagern und die Post von einem externen Dienstleister bearbeiten zu lassen. Dieser spart in der Regel einiges an Zeit ein, allerdings liegt es dabei nicht mehr in eigener Hand, ob Datenschutz und Vertraulichkeit wirklich garantiert werden.

Klopfen Sie alle Teilbereiche auf ihre Zukunftsträchtigkeit ab

Im Rahmen der Postbearbeitung sollten Sie auch die eigene Ausstattung auf ihre Zukunftsfähigkeit abklopfen. Hierbei sollte man sich anschauen, ob IT- und Drucksysteme noch zeitgemäß sind und was verbessert werden könnte. Gerade bei Scanning Software gibt es sehr kurze Innovationszyklen. Je moderner man aufgestellt ist, desto schneller können die Mitarbeiter die Postbearbeitung bewerkstelligen. Ebenso gibt es ganz einfache Dinge zu beachten, wie immer möglichst ausreichend Briefmarken zur Verfügung zu haben. Es bietet sich an, diese im Vorfeld auf Masse zu kaufen und frühzeitig nachzubestellen. Sprechen Sie mit den zuständigen Mitarbeitern für die Postbearbeitung und fragen Sie, was optimiert werden kann. Auch diese sind vermutlich daran interessiert, die Arbeit möglichst effizient durchzuführen.

Verbannen Sie den Posteingangsstempel in den Keller

Die Anforderungen an die unternehmensinternen Poststellen können je nach Branche, individuellen Bedürfnissen und Betriebsgröße, unterschiedlich ausfallen. Die meisten Unternehmen haben jedoch gemeinsam, dass weiterhin Post auf physischem sowie auf elektronischem Weg parallel zugestellt wird. Hier sollte eine Routine erarbeitet werden, wie damit umgegangen wird. Werden die Briefe digitalisiert oder die E-Mails ausgedruckt? Wichtig ist, dass die gesamte Post an einer Stelle gesammelt wird. Am einfachsten ist es, ankommende Briefe, die von Relevanz sind, einzuscannen und zu digitalisieren. Das schont gleichzeitig auch die Umwelt, da bei jedem Druck natürliche Ressourcen verbraucht werden.