Gute Vorbereitung auf die Dienstreise zählt

Südwestfalen ist eine starke Wirtschaftsregion. Das bedeutet jedoch nicht, dass sich Unternehmen und ihre Mitarbeitenden niemals außerhalb der eigenen Region bewegen müssen. Wir exportieren von hier aus an viele Handelspartner außerhalb von Südwestfalen, was auch immer wieder Dienstreisen erfordert. Solche Dienstreisen kommen jedoch mit vielen Hürden, Unklarheiten und bürokratischem Aufwand einher, sowohl für Arbeitgeber als auch für Arbeitnehmer. Vermeiden lassen sie sich dennoch selten ganz; Was Sie daher bei einer Dienstreise beachten sollten, haben wir deshalb hier zusammengefasst.

Abrechnung von Reisekosten, Tagegeld, Verpflegungspauschalen und Absetzen von der Steuer

Eine Dienstreise ist nicht einfach mit der Buchung eines Hotels geplant. Viele der Punkte, die ebenfalls in der Planung enthalten sein sollten, betreffen das Finanzielle. Neben Absprachen bezüglich der Fahrtkosten oder einer Beteiligung des Arbeitgebers sollten auch Verpflegungspauschalen und mögliches Absetzen von der Steuer geregelt sein. Hierzu müssen sich Arbeitgeber und Arbeitnehmer im Vorfeld informieren: Wer trägt welche Kosten? Welche gesetzlichen Vorgaben gibt es? Wer kann welche Kosten von der Steuer absetzen? Wenn beide Parteien wissen, worauf sie sich einlassen, können weitere Planungsschritte erfolgen, wie etwa ein genauerer Zeitplan, die Anreise oder die Auswahl des Hotels.

Absprachen vor der Dienstreise verhindern Konflikte und Stress

Über die meisten Punkte, die eine Dienstreise betreffen, lohnt es sich schon vorher zu sprechen. Obwohl meist der Arbeitnehmer in Vorkasse tritt, sollten Arbeitnehmer und Arbeitgeber im Vorfeld einige Regelungen treffen. Andernfalls herrscht auf beiden Seiten Unklarheit: Keiner weiß, welche Kosten auf ihn zukommen und der Konflikt entsteht spätestens bei der Abrechnung.

Diese Konflikte können vermieden werden. Informieren sich beide Parteien zuvor über die Pauschalen und reden darüber, wissen auch beide, was auf sie zukommt. So lassen sich aber nicht nur Konflikte vermeiden; Arbeitnehmer und Arbeitgeber wissen, was auf sie zukommt, was zusätzlichen Stress vermindert. Und wie wir alle inzwischen wissen: Weniger Stress wirkt sich positiv auf die eigene Gesundheit aus und fördert auch die Work-Life-Balance.