Dank optimierter Büroabläufe wettbewerbsfähig bleiben

In Südwestfalen sind mehr als 80.000 Unternehmen und über 150 Weltmarktführer angesiedelt. Das liegt unter anderem daran, dass es sich um eine starke Industrieregion handelt, in der unter anderem Lichttechnik, Metallverarbeitung, Transport und Logistik sowie IT und Elektronik wichtige Rollen spielen. Entsprechende Positionen lassen sich aber nur dann erreichen, wenn möglichst effizient gearbeitet wird. Dafür sind optimierte Büroabläufe von Relevanz. An dieser Stelle einige Ideen, wie diese realisiert werden können.

Die Prioritäten richtig setzen

Was ist der Unterschied zwischen einer unsortierten To-do-Liste und einer mit priorisierten Aufgaben? Richtig: Die unsortierte Variante wartet mit allem auf, was überhaupt zu tun ist. Das baut den Druck auf, alles schnell zu schaffen. Worauf wiederum das Problem basiert, dass eine wesentliche Aufgabe vielleicht nicht mehr erledigt wird, weil man an etwas anderem hängen geblieben ist. In der Konsequenz wird der Zeit- und Erfolgsdruck noch einmal erhöht. Eine priorisierende Liste dagegen verdeutlicht, was als Erstes passieren muss und was zurückstecken kann. So kann bereits fokussierter hinterfragt werden, was für die Bewältigung der Hauptaufgaben vonnöten ist: Welche Hilfsmittel, welche Kompetenzen und welche Manpower werden für die Bearbeitung benötigt? Und stehen sie bereits in ausreichendem Maß zur Verfügung? Diese Punkte rechtzeitig geklärt zu haben, nimmt bereits vor dem Angehen der Aufgabe einigen Druck aus dem Kessel.

Ein besseres Zeitmanagement trägt wesentlich zur Effizienz bei

Zur Erinnerung: Etwas effektiv zu erledigen, heißt – salopp gesagt – etwas zu tun, was einen dem Ziel ein Stück weit näher bringt. Ob das gut oder schlecht zielführend ist, ist dabei zunächst einmal kein Bewertungskriterium. Im Hinblick auf eine gelungene Projektbewältigung steht aber vordergründig die effiziente Erledigung der Aufgabe im Mittelpunkt. Das bedeutet, dass das Ganze so schnell, so gründlich und mit so wenig Aufwand wie möglich erreicht werden soll.

In Bezug auf die Geschwindigkeit und den Aufwand lässt sich unter anderem an der Optimierung der Kombination aus Laufwegen und Arbeitsprozessen feilen. So hat sich gezeigt, dass es viel Zeit kostet, wenn Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter lange Wege bis zum Kopierer, zur Poststelle oder zum Aktenlager zurücklegen müssen. Speziell dann, wenn diese Wege nicht nur ein- oder zweimal am Tag, sondern immer wieder gemacht werden.

Eine potenzielle Lösung besteht darin, dass Post und Unterlagen von den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zu genau festgelegten Zeitpunkten geholt und bearbeitet werden. Nämlich dann, wenn man davon ausgehen kann, dass alles Wesentliche für die Weiterverarbeitung bereit liegt. In diesem Zusammenhang erweisen sich unter anderem Postverteilerschränke als vorteilhaft. Durch ihre zentrale Aufstellung und die Gewährleistung, dass in ihnen alles Wichtige hinterlegt wurde, muss niemand mehr lange danach suchen.

Spinde sind im Sinne der Steigerung der Effizienz sowieso sinnvoll. Haben Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die Möglichkeit, Z-Spinde für die Unterbringung ihrer persönlichen Gegenstände zu nutzen, schließen sie Smartphones und Co. deutlich freiwilliger ein. Die Ergebnisse? Eine geringere Gefahr, bei der eigentlich geforderten Tätigkeit durch die (heimliche) Nutzung des Geräts abgelenkt zu werden und ein fokussierteres, schnelleres Arbeiten. Zusätzlicher Vorteil: Auch die direkte Umgebung des eigenen Arbeitsplatzes wirkt aufgeräumter. Das hilft ebenfalls dabei, deutlich mehr beim eigentlichen Thema zu bleiben.

Von wegen Tomaten auf den Augen: Mehr Konzentration dank der Pomodoro-Technik

Wer die Arbeitszeit möglichst gut nutzen will, sollte vor dem Arbeiten an sich drei Dinge erledigen:

1. Sich einen Überblick verschaffen,
2.  die Aufgaben richtig priorisieren und
3. die dafür benötigten Zeitaufwände realistisch einschätzen.

Anschließend lohnt es sich, eine Konzentrationstechnik anzuwenden, die zu einem möglichst effizienten Arbeiten beiträgt. Erwähnenswert und recht bekannt ist dabei unter anderem die Pomodoro-Technik. Tatsächlich handelt es sich bei ihr nicht um ein ganz neues Konzept, sondern eines aus den 1980er Jahren, das vom Italiener Francesco Cirillo konzipiert wurde. Er nutzte für seine ersten Versuche eine Küchenuhr, die wie eine Tomate aussah – daher der Name „Pomodoro“.

Bei der Pomodoro-Technik wird in Intervallen gearbeitet – je nach eigener Fähigkeit immer 25 bis 50 Minuten, bevor eine fünfminütige Pause gemacht wird. Nach vier Pomodori wird eine längere Pause 30 Minuten eingelegt. Auf diese Weise lassen sich die Konzentration und die mentale Leistungsfähigkeit mehrere Stunden lang vergleichsweise hoch halten.

Grundbedingung: Man ist tatsächlich in der Lage, die benötigte Zeit für die Aufgabenbewältigung realistisch einzuschätzen, damit man Aufgaben bei Bedarf entweder erfolgreich splitten oder bündeln kann. Und natürlich ist festzuhalten, dass die Methode nicht für jeden perfekt ist, was selbst auf Fachkräfte zutreffen kann. Umso wichtiger also, sie einfach einmal auszuprobieren und im Zweifelsfall eine andere Konzentrationstechnik anzuwenden. Stichwort: Südwestfälische Effizienz …