Digitales Hinweisgebersystem stärkt die Unternehmens-Compliance und schützt Whistleblower

Die Digitalisierung schreitet immer weiter voran. Für viele Firmen ist sie mit Transformationen verbunden, deren Konsequenzen nicht immer vorauszusehen sind. Das gilt auch für die zahlreichen vornehmlich mittelständischen Unternehmen in Südwestfalen, von denen eine große Anzahl in ihrem Segment eine führende Marktposition einnimmt.

Im Zuge der zunehmenden Vernetzung gehen gesetzliche Erlasse vornehmlich seitens der Europäischen Union einher, damit die IT-Sicherheit gewährleistet bleibt und individuelle Rechte von Personen geschützt werden. Das bekannteste Beispiel ist die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), die seit 2018 Anwendung findet.

Weniger bekannt ist die EU-Hinweisgeber-Richtlinie, die im Dezember 2021 in Kraft getreten ist und in Deutschland ab Juli 2023 unter dem Namen Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) firmiert. Werden die Vorgaben von den Unternehmen nicht umgesetzt, drohen ab Dezember 2023 Bußgelder bis zu 50.000 Euro. Mit einer entsprechenden Software erfüllen die betroffenen Unternehmen die Anforderungen der “Whistleblower-Richtlinie”, vermeiden Strafen und stärken die eigene Compliance.

Was wird unter dem Hinweisgeberschutzgesetz verstanden?

Mitarbeiter, die im Rahmen ihres Arbeitsalltags Hinweise auf Rechtsverstöße erhalten, geraten schnell in einen inneren Konflikt. Sie fühlen sich dem Arbeitgeber verpflichtet und sehen von einer Meldung ab, weil sie negative Konsequenzen wie Versetzung oder Kündigung befürchten.

Das HinSchG verpflichtet Unternehmen ab 50 Mitarbeitern, ein rechtssicheres Hinweisgebersystem einzuführen, damit die betreffenden Mitarbeiter Verstöße ohne Angst vor Repressalien melden können.

Was ist ein Hinweisgebersystem?

Ein digitales Hinweisgebersystem ist laut Frank Müns von immerce-consulting, dem Geschäftsführer eines der führenden Anbieter, eine rechtssichere Software, um Hinweise zu potenziellen oder tatsächlichen Verstößen innerhalb eines Unternehmens zu melden und diese aufzudecken. Müns führt aus, dass ein Whistleblower-System mehrere Komponenten umfasst.

Zum einen ermöglicht es, Hinweise transparent zu bearbeiten und dadurch einen Beitrag zu deren Aufklärung zu leisten. Überdies legt es die Rechte und Pflichten der eingebundenen Akteure wie die Hinweisgeber selbst, die Beschuldigten und die bearbeitende Stelle fest. Whistleblowern wird es erleichtert, ihre Hinweise anonym abzugeben und die Prozesse zweifelsfrei zu dokumentieren.

Dadurch stellt das betroffene Unternehmen sicher, dass es jederzeit über den aktuellen Sachverhalt informiert ist und notwendige Folgemaßnahmen in Angriff genommen werden.

Wie funktioniert ein digitales Whistleblower-System?

Ein digitales Hinweisgebersystem zeichnet sich durch seine standardisierten Abläufe aus, die einen hohen Schutz der Hinweisgeber garantieren. Die Verfahren lassen sich in vier Schritte einteilen.

Meldung eines rechtlichen Verstoßes

Sofern ein Mitarbeiter glaubt, einen rechtlichen Verstoß ausgemacht zu haben, kann er diesen vertraulich und anonym melden. Die Meldung kann über jedes Gerät mit Internetanschluss weitergegeben werden. Relevante Beweise wie Zeichnungen, Dokumente, Bilddateien oder Videos werden einfach mit hochgeladen. Um die Anonymität zu wahren, empfiehlt es sich, die Metadaten zu löschen.

Prüfung der Meldung und Kommunikation

Das System informiert automatisch die Ombudsperson oder den für die Prüfung zuständigen Mitarbeiter. Sprachnachrichten werden dabei in Textformate umgewandelt.

Im Falle, dass sowohl der Hinweisgeber als auch der Bearbeiter der Meldung gleichzeitig online sind, erlaubt das Hinweisgebersystem eine direkte Konversation in Echtzeit. Auf diese Weise wird den Verantwortlichen auf Unternehmensseite ermöglicht, direkte Nachfragen zur Thematik zu stellen. Der Whistleblower bleibt dabei in jedem Moment anonym.

Maßnahmen zur Lösung des Problems

Nachdem die Meldung vollumfänglich verstanden wurde, steht es dem Unternehmen frei, einen juristischen Experten hinzuzuziehen, um entsprechende Maßnahmen einzuleiten. In vielen Fällen ist eine interne Lösung möglich.

Nachsorge

Ein Hinweisgebersystem kümmert sich auch um das Follow-Up. Dieser Umstand bedeutet, dass es nach dem Ablauf einer gewissen Zeitspanne überprüft, ob die Maßnahmen erfolgreich waren und die Angelegenheit bereinigt werden konnte.

Welche Vorteile sind mit einem Whistleblower-System verbunden?

Die Einführung eines Whistleblower-Systems ist für das Unternehmen mit den folgenden Vorteilen verbunden:

• Es lassen sich Missstände entdecken, die anderweitig nicht zum Vorschein gekommen wären.
• Das System schützt vor Strafzahlungen, Gerichtskosten sowie Umsatzeinbußen und Aktieneinbrüchen.
• Schwachstellen werden identifiziert und beseitigt und Prozesse optimiert.
• Zukünftige Betrugsversuche werden verhindert.
• Negative Berichterstattung über das Unternehmen wird vermieden und die Reputation gewahrt.
• Die Integrität des Unternehmens und das Vertrauen der Mitarbeiter und Stakeholder wird gestärkt.

Fazit

Mit einem digitalen Hinweisgebersystem werden Risiken frühzeitig erkannt und können zeitnah abgestellt werden. Die Software schützt vor finanziellen Einbußen, stärkt das betriebsinterne Vertrauensverhältnis und ist eine entscheidende Komponente einer erfolgreichen Compliance-Strategie. Im Ergebnis entsteht ein signifikanter Wettbewerbsvorteil.