Die Fakten sind eindeutig: In vielen Unternehmen Südwestfalens bleiben an einem durchschnittlichen Werktag bis zu 40 Prozent der Schreibtische unbesetzt. Gleichzeitig melden Geschäftsführer wachsendes Auftragsvolumen, volle Auftragsbücher und steigende Betriebskosten. Was läuft da schief? Die Antwort ist unbequem: Der Wandel zur hybriden Arbeitswelt hat die Raumplanung vieler Betriebe überholt. Büros werden nicht mehr durchgehend genutzt, verursachen aber weiterhin volle Kosten. Muss das sein? Oder liegt die Lösung längst auf dem Tisch, nur noch nicht richtig eingesetzt?
Unbesetzte Tische, hohe Kosten: Raum wird zum Luxusgut
Viele Unternehmen im verarbeitenden Gewerbe stehen aktuell vor einem spürbaren Widerspruch: Auf der einen Seite steigen Aufträge und Maschinenbedarf, auf der anderen bleiben Büroflächen an mehreren Tagen der Woche ungenutzt. Die Miete für diese Räume läuft dennoch weiter – Tag für Tag. Gleichzeitig fehlt es an Platz für Produktionserweiterung, Lagerung oder moderne Technik. Diese räumliche Schieflage ist kein Einzelfall, sondern betrifft zunehmend mittelständische Betriebe in Regionen wie dem Sauerland oder dem Märkischen Kreis, wo Flächen knapp und Gewerbemieten trotz ländlicher Lage spürbar gestiegen sind. Besonders in Orten wie Attendorn, Meinerzhagen oder Neuenrade, wo viele Industrieunternehmen sitzen, wird der effiziente Umgang mit vorhandener Fläche zur wirtschaftlichen Notwendigkeit.
Ein wachsender Teil der Unternehmen setzt deshalb auf digitale Systeme, mit denen sich Arbeitsplätze dynamisch und effizient verwalten lassen. Solche Tools ermöglichen nicht nur eine tagesaktuelle Buchung von Schreibtischen, sondern liefern auch wertvolle Daten zur Auslastung. Daraus lassen sich fundierte Entscheidungen über Flächennutzung und Umbaupotenziale ableiten. Eine besonders praxisnahe Lösung bietet in diesem Zusammenhang die Shared Desk App, die Unternehmen in Südwestfalen dabei unterstützt, durch intelligente Raumplanung Transparenz zu schaffen, unnötige Fixkosten zu reduzieren und Arbeitsflächen je nach Bedarf optimal zu steuern.
Homeoffice als Dauerzustand: Was bedeutet das für den Betrieb?
Das Homeoffice ist längst keine Ausnahme mehr, sondern in vielen Unternehmen zur Regel geworden. Für Mitarbeitende bedeutet das oft mehr Flexibilität und weniger Pendelzeit. Für Betriebe jedoch wächst die Herausforderung, den Überblick zu behalten. Wer ist wann vor Ort? Wie viele Arbeitsplätze müssen tatsächlich bereitgestellt werden? Und wie funktioniert spontane Zusammenarbeit, wenn niemand verlässlich weiß, wer morgen im Büro auftaucht? Diese Fragen bleiben in vielen Unternehmen unbeantwortet – mit spürbaren Folgen für den Betrieb.
Laut einer Studie des Fraunhofer-Instituts für Arbeitswirtschaft und Organisation (IAO) aus dem Jahr 2023 verfügen über 60 Prozent der befragten Unternehmen in Deutschland über kein systematisches Buchungskonzept für ihre Büroarbeitsplätze. Die Folge: Ineffiziente Abläufe, Missverständnisse im Arbeitsalltag und schleichende Unzufriedenheit bei den Beschäftigten. Vor allem kleinere und mittlere Unternehmen setzen weiterhin auf spontane Absprachen, die in der täglichen Praxis häufig nicht ausreichen.
Mitarbeitende einbinden statt überfordern: So gelingt der Wandel
Veränderungen am Arbeitsplatz greifen immer auch in persönliche Gewohnheiten ein. Besonders wenn es um den eigenen Schreibtisch geht, reagieren viele Beschäftigte mit Zurückhaltung oder Skepsis. Der persönliche Arbeitsplatz ist mehr als nur ein Tisch mit Bildschirm – er steht für Verlässlichkeit, Identität und Routine. Wird dieser Ort plötzlich geteilt oder gar abgeschafft, muss das gut begleitet werden. Es reicht nicht, einfach neue Regeln aufzustellen. Wer erfolgreiche Veränderung will, muss Transparenz schaffen, Beteiligung ermöglichen und für Sicherheit sorgen.
Genau darin liegt eine große Chance: Unternehmen, die den Umstieg auf flexible Arbeitsplatzmodelle offen und frühzeitig mit ihrem Team gestalten, fördern nicht nur die Akzeptanz, sondern schaffen auch ein modernes Arbeitsumfeld, das bei Fachkräften ankommt. Denn neue Talente achten heute nicht mehr nur auf Gehalt und Urlaubsregelung, sondern zunehmend auf die Qualität der Zusammenarbeit, flexible Modelle und einen Arbeitsalltag, der auf Vertrauen basiert. Wer hier ein Angebot macht, das Struktur mit Freiheit verbindet, wird als Arbeitgeber attraktiver wahrgenommen – gerade von jungen, digitalaffinen Bewerberinnen und Bewerbern.
Keine Einheitslösung: Jede Branche braucht ihr eigenes Modell
Jedes Unternehmen bringt eigene Abläufe mit – ein Handwerksbetrieb funktioniert anders als ein IT-Dienstleister, eine Kanzlei weicht von einer Pflegeeinrichtung ab. Genau deshalb verlangt effektive Arbeitsplatzgestaltung nach maßgeschneiderten Konzepten, die zur jeweiligen Organisationsstruktur passen. Kreativbüros arbeiten häufig in offenen, modularen Räumen. Gleiches Modell in stark regulierten Branchen stößt hingegen schnell auf Hürden wie Datenschutz oder besondere Hygieneanforderungen. Ausschlaggebend für den Erfolg ist deshalb nicht ein generisches Konzept, sondern dessen Anpassung an die realen Arbeitsbedingungen vor Ort.
Ein bewährter methodischer Ansatz stammt aus dem Activity Based Working (ABW) Modell. Es definiert explizit Zonen für verschiedene Tätigkeiten – etwa stille Arbeitsplätze, Kollaborationsbereiche, Rückzugsorte – und fördert damit eine aktivitätsbezogene Nutzung statt fester Schreibtische. Solche Zonen helfen Mitarbeitenden, exakt den Arbeitsplatz zu wählen, der zur jeweiligen Aufgabe passt – und das belegt ABW als effektives Organisationsprinzip im deutschsprachigen Raum.
Autor: Eric Wittig
