Gemeinsames telefonisches Servicecenter für Stadt und Kreis Soest

Landrätin und Bürgermeister unterzeichnen öffentlich-rechtliche Vereinbarung

Soest/Kreis Soest – Ab dem 1. Januar 2016 wollen Stadt und Kreis Soest in Sachen Telefon zusammenarbeiten. Ein interkommunales telefonisches Servicecenter beim Kreis Soest soll die Aufgaben der bisherigen Telefonzentralen bündeln und optimieren. Die öffentlich-rechtliche Vereinbarung dazu wurde am Donnerstag, 10. September 2015, von Landrätin Eva Irrgang und Bürgermeister Dr. Eckhard Ruthemeyer unterzeichnet.

„Der zweitwichtigste Zugangskanal der Bürger neben den persönlichen Besuchen in unseren Verwaltungen ist immer noch das Telefon“, betont Landrätin Eva Irrgang. Aus diesem Grunde wurde beim Kreis Soest und auch bei der Stadt Soest das Telefonaufkommen ausgewertet und analysiert. Das Ergebnis dieser Analyse hat Optimierungspotentiale aufgezeigt, die in der Umsetzung des Projektes berücksichtigt werden.

Die öffentlich-rechtliche Vereinbarung zur Einrichtung eines gemeinsamen telefonischen Servicecenters für Stadt und Kreis Soest wurde heute von Landrätin Eva Irrgang und Bürgermeister Dr. Eckhard Ruthemeyer (2. v. l.) unterzeichnet. Mit dabei waren Kreisdirektor Dirk Lönnecke (r.) und Erster Beigeordneter Peter Wapelhorst (l.).

Ziel des Servicecenters ist zum einen eine qualifizierte und zielgenaue Telefonvermittlung. Daneben sollen Routineanfragen bereits direkt im Erstkontakt im Servicecenter beantwortet werden. Das entlastet die Fachleute in den Verwaltungen und spart den Anrufern Zeit. Mithilfe eines Wissensmanagementsystems kann diesem Anspruch Rechnung getragen werden. Das Servicecenter versteht sich als lernende Organisation und dadurch wird das Wissen dort täglich erweitert. So kann dort immer mehr direkt beantwortet werden.

Neben dieser Optimierung ergeben sich aber auch weitere Synergien der Zusammenarbeit, die in einem besseren Kundenservice münden sollen. „Davon profitieren die Kundinnen und Kunden unserer Verwaltungen, die telefonisch Dienstleistungen nachfragen“, untermauert Bürgermeister Dr. Eckhard Ruthemeyer diese Absicht. Die telefonische Erreichbarkeit wird zusätzlich stark erweitert. Das Servicecenter steht den Anrufern montags bis mittwochs von 8 bis 17 Uhr, donnerstags von 8 bis 18 Uhr und freitags von 8 bis 13 Uhr zur Verfügung. Zentralrufnummern von Stadt (103-0) und Kreis (30-0) bleiben erhalten und münden ab dem 1. Januar 2016 im Servicecenter.

Das Kooperationsangebot soll auch weiteren Kommunen im Kreis zur Verfügung stehen. Dies wurde sowohl in der technischen, als auch in der organisatorischen Umsetzung berücksichtigt. Drei Arbeitsplätze wurden blinden- und sehbehindertengerecht ausgestattet. Stadt und Kreis haben eine Pilotphase von zwei Jahren vereinbart. Nach Abschluss der Pilotphase soll auch die Möglichkeit der Einführung der einheitlichen Behördenrufnummer 115 geprüft werden.