Ratgeber

Fehler bei der zahnärztlichen Abrechnung vermeiden

Zahnärztliche Abrechnungen sind komplexer als Außenstehende wahrnehmen möchten. Besonders in jenen Praxen, wo die Abrechnung noch analog erfolgt, kommt es häufig zu Fehlern. Die Fehler liegen in unterschiedlichen Bereichen, die sich jedoch durch eine Digitalisierung der zahnärztlichen Abrechnung vermeiden ließen. Wenn Zahnarztpraxen ihre zahnärztliche Abrechnung digitalisieren löst dieser Prozess meist alle Probleme. Die Abrechnung wird jedoch in vielen Zahnarztpraxen weiterhin analog gemacht. Dies bedeutet, dass die Empfangsdame die Besuchstermine im Kalender notiert und die Abrechnung mit dem Patienten vornimmt. Dass dadurch Fehler entstehen können, ist selbstredlich. Wenn man die Fehlerquellen untersucht, kommt man meist auf Kommunikationsprobleme als Ursache. Legt man diese Erkenntnis auf digital arbeitende Programme um, dann scheint die mangelnde Kommunikation kein Problem mehr darzustellen.

Digitale Abrechnungssysteme optimieren den Prozessablauf

Der Optimierungsprozess wird durch einen automatisierten Ablauf ergänzt. Dies reduziert Fehlerquellen im gesamten Arbeitsauflauf einer Zahnarztpraxis. Wenn Programm miteinander kommunizieren, schleichen sich Fehlerquellen nicht mehr ins System. Mangelhafte Kommunikation entsteht zwischen Servern verschiedener Parteien nicht. Wenn zum Beispiel ein Abrechnungsbeleg an die Krankenkasse übermittelt werden soll, dann geschieht dieser Prozess automatisiert. Die Probleme lassen sich mit einem digitalen Abrechnungssystem bereits in einem früheren Prozessschritt lösen. Dies beginnt meist schon mit der Terminvergabe beim Zahnarzt. Damit verbunden entstehen in vielen Praxen bereits verrechenbare Kosten. Jeder Zahnarzt ist auch ein Betriebswirt und hat alle Kostenarten e zu erfassen. Die Kostenrechnung basiert auf fixen und variablen Kosten. Selbst wenn der Buchungsprozess für die Terminvergabe nicht dem Patienten verrechnet wird, braucht es die Erfassung eines Umschlagssatzes. Die Fixkostteen der Praxis müssen auch gedeckt werden. Fallen diese Kosten unter den Tisch, verursacht dies auf lange Sicht ein betriebswirtschaftliches Risiko. Bei einem analogen Abrechnungssystem lässt sich aus Zeitgründen diese Erfassung nicht durchführen.

Vervollständigung der Kostenstruktur durch Einführung digitaler Abrechnungssysteme

Ein digital arbeitendes System erfasst alle Kosten automatisiert. Je nach Voreinstellung werden diese Kosten dann einem Patienten zugewiesen oder in der Kostenartenrechnung als Umschlagssatz erfasst. Wichtig ist die Eliminierung einer Fehlerquelle. Dadurch kann auch Potenzial ausgeschöpft werden. Digitale Abrechnungssysteme vermeiden auch unvollständige Aufzeichnungen. Die Abhängigkeit von der Verlässlichkeit auf Mitarbeiter nimmt ab. Unvollständige Aufzeichnungen weisen oft Folgefehler auf. Um beim oben zitierten Beispiel zu bleiben könnte die Weiterführung der Fehler in der Kostenartenrechnung zu schweren Verwerfungen führen. Wird die Abrechnung manuell durchgeführt, ergibt sich besonders unter Stresssituationen das Problem der Mehrfachbelastung. Man muss sich dazu bloß die Arbeit einer administrativen Kraft vorstellen, wenn sie zur gleichen Zeit das Telefon abheben, einen Termin vermerken und die Abrechnung durchführen muss. Diese Stresssituation bedingt automatisch eine Erhöhung des Fehlerrisikos. Aus betriebswirtschaftlicher Sicht müssten Plausibilitätskontrollen durchgeführt werden. Da die meisten Praxen für diese Arbeit keine Ressource zur Verfügung stellen, unterbleibt diese Tätigkeit in der Regel. Patienten darf man unter diesem Gesichtspunkt nicht außer Acht lassen. Sie sind die Hauptprofiteure der digitalen Umstellung.

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