Roboter und künstliche Intelligenz. Mittlerweile gibt es sie in etlichen Bereichen, seit es einfach nur zum Unterhalten und Schach spielen oder für produktivere Aufgaben, wie das Verwalten von Dokumenten. Viele Menschen haben Angst, dass Roboter uns die Jobs wegnehmen, doch dem ist nicht so. Um diese Roboter bauen und steuern zu können werden sogar mehr Stellen geschaffen. Außerdem besitzen Roboter meist nur eine helfende Tätigkeit. In vielen Bereichen sind diese mittlerweile nicht mehr wegzudenken, wie z. B. in der Automobilindustrie. Mit Hilfe von Robotern und künstlicher Intelligenz können Roboterarme ganz andere Handgriffe nutzen und ohne Probleme Autos lackieren und schweißen. Doch auch im normalen Büro zur Verwaltung des Papierkrams kann die künstliche Intelligenz ein Alltagshelfer sein.

Dokumente verwalten mit Hilfe von künstlicher Intelligenz

Foto: geralt / pixabay.com

Ein Dokumentenmanagementsystem erfordert zwar etwas Einarbeitung, aber ist diese Phase erst einmal überstanden, so kann dies einem viel Zeit und Nerven sparen. Bei der Digitalisierung des Büros geht es darum, sämtliche Dokumente, wie Rechnungen etc. digital zu verwalten. Dies erfordert zwar für alle Mitarbeiter erst einmal eine große Umstellung, bringt aber etliche Vorteile mit sich. Das Problem von vielen Softwareprogrammen zur digitalen Dokumentenverwaltung ist, dass diese nicht Systemübergreifen sind. Daher sollte man auf ein Dokumentenmanagementsystem setzen, welches auf sämtliche Netzwerke in CRM, ERP und Mails zugreifen und suchen kann. Mit Hilfe von intelligenter Software können eingehende Dokumente automatisiert in die passenden Ordner verschoben werden. Mit Hilfe der OCR Technologie ist es möglich sogar PDF Dokumente zu durchsuchen. Benötigt man nun also eine bestimmte Rechnung, so muss man nicht mehr Stundenlang in Aktenordern suchen, sondern gibt einfach einen Begriff von der Rechnung im Computer ein und wenige Sekunden später hat man alle Dokumente mit diesem Begriff vor sich liegen und hat das Dokumente innerhalb kürzester Zeit.

 Vor- und Nachteile eines papierlosen Büros

Wie alles auf der Welt bringt auch das papierlose Büro sowohl Vor- als auch Nachteile mit sich. Zu den Vorteilen zählt definitiv die Platzersparnis. Alle Papiere sind nur noch in einer Kiste, welche in den Keller kann. Dadurch, dass alle Dokumente digital auf dem Computer sind mit einer Software die als Art Cloud fungiert, können sämtliche Dokumente von allen Geräten und von jedem Ort auf der Welt abgerufen werden. Bei einem papierlosen Büro sind tägliche Backups Pflicht. Es kann immer mal vorkommen, dass der ganze Computer seinen Geist aufgibt und dann ist man aufgeschmissen, wenn kein Backup angefertigt wurde.

Veröffentlicht von:

Alexandra Rüsche
Alexandra Rüsche
Alexandra Rüsche gehört seit 2009 der Redaktion Südwestfalen-Nachrichten an. Sie schreibt als Journalistin über regionale Themen und besondere "Landmomente". Alexandra ist Mitglied im DPV (Deutscher Presse Verband - Verband für Journalisten e.V.). Sie ist über die Mailadresse der Redaktion erreichbar: redaktion@suedwestfalen-nachrichten.de

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