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Auszubildende präsentieren „Leitfaden durch die Verwaltung“

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Hilchenbach – “Das Projekt war eine Idee von Alexandra Lang, der Ausbildungsbeauftragten für den Fachbereich Bauen der Stadt Hilchenbach. Das Ziel war eine Mappe zu erstellen, die neue Auszubildende zu Beginn ihrer Tätigkeit bekommen, um sich schnell in der Stadtverwaltung orientieren zu können. Den Inhalt des zu erstellenden Leitfadens konnten Franka Diehl (3. Ausbildungsjahr) und Alina von Germeten (1. Ausbildungsjahr) selbst festlegen. Für das Fertigstellen in Teamarbeit bekamen die beiden Jugendlichen einen Zeitraum von nur zwei Wochen vorgeschrieben.

Als erstes setzten sich Franka Diehl und Alina von Germeten zusammen, um eine grobe Übersicht über die Themen zu erstellen, die aus eigener Erfahrung für Auszubildende wichtig sind. An einer Magnetwand entstand so ein kleines Mindmap, das darstellte, welche Informationen in die Mappe aufzunehmen sind und wer welche Aufgabe zu erledigen hat. Die Hauptthemen waren: Organisation, „Knigge – Was geht? Was geht gar nicht?“, Tipps und Tricks fürs Büro und kleine Infos, die noch hilfreich sein könnten. Danach fingen die beiden Auszubildenden ihre Einzelarbeit an. Jede erarbeitete ihre Themen und erstellte Informationen dazu in einem Word-Dokument. Zwischendurch stimmten sich die beiden über das Design und die Grafik ab. Außerdem verbesserten sie gemeinsam den vorhandenen Inhalt, wenn dieser Unstimmigkeiten hatte.

So entstand ein Dokument mit vollständigen Informationen zur Regelung und Erfassung der Arbeitszeit, zur Postverteilung und zur Organisation. Besonderen Wert legten die beiden Auszubildenden auf Hinweise zum richtigen Umgang mit Bürgern und Kollegen sowie zu den Rechten und Pflichten der Auszubildenden. Statt langer Texte nutzten Franka Diehl und Alina von Germeten bewusst häufig Grafiken, um anschaulich zu erklären, was geht und was gar nicht geht, so zum Beispiel bei den Regelungen, welche Bekleidung zulässig ist und wie aufgeräumt ein Büro sein sollte. Wie führe ich Telefongespräche richtig und wie gestalte ich einen Brief, waren für die Auszubildenden weitere wichtige Themen. Nicht fehlen dürfen im Leitfaden auch die rechtlichen Grundlagen zur Berufsausbildung und Tipps, wie und wo man seine wohlverdiente Mittagspause verbringen kann.

Nachdem diese Arbeiten abgeschlossen waren, überlegten sich die zwei Auszubildenden, in was für einer Art und Weise der Leitfaden ansprechend gestaltet werden kann und wie sie ihn vorstellen. Das Ergebnis war eine Spiralbindung der Mappe und eine Präsentation vor einigen Zuhörern mit klarer Aufgabenverteilung.

An der Vorstellung nahmen die Ausbilderinnen Alexandra Lang und Jutta Behren-Sarkodieh, Ausbildungsleiter Jörg Heiner Stein, Angelika Schweisfurth von der Personalstelle, die Personalratsvorsitzende Susanne Kador sowie der Fachbereichsleiter „Bürgerdienste“ Hans-Jürgen Klein und der Sachgebietsleiter „Tiefbau“ Michael Schwenke teil. Auch hierbei zeigten die beiden Auszubildenden ihr Können und präsentierten mit Beamer und einem „roten Faden“ das Ergebnis ihrer Projektarbeit. Die abwechslungsreiche Vorstellung rundete eine Szene ab, in der die beiden ein Gespräch zwischen Ausbildungsleiterin und Auszubildender vorführten.

Die Zuhörer waren begeistert von der professionellen Präsentation und dem in sehr kurzer Zeit erstellten Leitfaden. Einig war man sich auch, dass Franka Diehl und Alina von Germeten eine hervorragende Leistung erbracht hatten, die bestätigte, dass die Stadtverwaltung zurzeit über sehr gute Auszubildende verfügt, denen eine berufliche Zukunft im Rathaus geboten werden sollte.

Anschließend drehte sich der Meinungsaustausch schon darum, wie man das nun entstandene Angebot weiter ausbauen und nutzen kann. Zwar haben Franka Diehl und Alina von Germeten den Leitfaden bewusst von Azubis für Azubis erarbeitet, aber letztlich kann von den kompakt zusammengestellten Informationen jeder neue Mitarbeiter profitieren. Außerdem ist die Info-Mappe so gestaltet, dass sie jederzeit aktualisiert und erweitert werden kann.

Frankas und Alinas persönliche Einschätzung, dass sich die Projektarbeit sehr gelohnt hat, teilten die Zuhörer uneingeschränkt.”

Veröffentlicht von:

Alexandra Rüsche

Alexandra Rüsche gehört seit 2009 der Redaktion Südwestfalen-Nachrichten an. Sie schreibt als Journalistin über regionale Themen und besondere "Landmomente". Alexandra ist Mitglied im DPV (Deutscher Presse Verband - Verband für Journalisten e.V.). Sie ist über die Mailadresse der Redaktion erreichbar: redaktion@suedwestfalen-nachrichten.de